探索工作流基础知识：文档管理如何帮助您的业务

如何确定办公室中已经存在的工作流程

工作流是我们在工作场所用来完成任务的常规顺序和流程。 这些自然会根据您所在的行业而有所不同，但是每个办公室设置都会有大量工作流程。

• 一般来说，大多数企业都是在偶然和探索中形成了最初的工作流程。当一个组织承担一项新的任务时，其员工必须确定如何利用现有资源来完成目标。这些解决方案很少是处理问题的最有效方法，通常依靠员工以前的经验。
• 当工作流程高效时，可以全面提高员工效率。信息被接收和处理，然后传递给适当的团队成员，以便执行下一个任务。理想情况下，每个行动之间不应该有太多的停机时间；因此，开发简单、精简的工作流程至关重要。
• 工作流程复杂化的常见例子是坏习惯、信息不完整和资源缺乏。不良习惯的养成通常是由于没有检查工作流程，没有寻找更好的方法。沟通系统不完善和缺乏团队合作会导致信息问题。

文件管理是办公场所工作流程中的一个共同主题。无论是从客户处接收信息，还是在团队内部进行沟通，或是为产品开发制作文档，您的企业都需要掌握每一个工作流程中的这方面内容。

结合新的文档管理方法

每个企业都需要某种文档管理方法。 即使是餐馆，零售店和理发店-无论是记录交易还是向供应商提交订单，总会有纸迹。 基于Office的企业更直接，更常见地将文档管理作为其工作的一部分。 随着公司继续采用更多的数字技术，这些文档也越来越数字化。

但是，物理文档仍然无法避免。 收据，检查，工作说明，经过认证的通讯等等都以物理文件开始，但必须保留以备将来使用。 从历史上看，这种需求导致文件柜膨胀，复杂的组织系统以及浪费大量的时间来挖掘旧文件。 如此低效的工作流程需要使用新技术来显着改善其数字工作场所。

引入Kofax解决方案以优化文档管理

Kofax针对企业面临的典型文档管理问题开发了几种解决方案。 这三个程序侧重于不同方面，因此组织可以从其中一个或多个中受益最大。

Power PDF
Power PDF为您的企业提供许多功能。 非常适合以数字方式创建或编辑PDF并偶尔需要扫描文档的公司。 它与Microsoft Office集成在一起，使您可以轻松地在Word，Excel和PowerPoint文件之间以及JPG图像文件之间转换PDF。 Power PDF仪表板还使您能够组合或拆分PDF，并通过动态书签和目录来提高可用性。 多个团队成员可以同时处理PDF，它与您公司的内部网络配合得很好，可以从任何地方编辑PDF文件，包括使用一些基于云的选项（例如Microsoft SharePoint）。

OmniPage
Power PDF强调扫描后使用PDF文档，而OmniPage优先考虑文档捕获。 它采用了业界领先的OCR（光学字符识别）技术，可对您的物理文档进行超精确的PDF扫描。 它既可以阅读键入的文本，也可以阅读手写的文本，并允许您的员工轻松搜索任何扫描的文档。 它使用您现有的文件结构，根据扫描的内容将新文档准确地存储在需要的位置，并且可以在当今大多数扫描仪中使用。

PaperPort
当组织用于数字访问的任何文档时，该软件是最佳选择。 您可以在旅途中使用任何设备捕获信息并将其上传到共享存储空间。 改善地理位置分散但功能统一的多个办公室和团队之间的合作。 PaperPort包含OmniPage中发现的许多扫描功能，重点是简化组织。 如果您的企业中有过多的纸质文件和实际的杂物，那么PaperPort可以帮助您的办公室变得更有条理。

确定最适合您的业务

每项业务都是独一无二的，您的团队将不会遇到与其他办公室相同的问题。 但是，在文档管理和文件组织方面仍然存在一些共同的挑战。 Kofax已经开发了多种解决方案，并为每种软件定制了解决方案，以解决阻碍业务工作流程的各种障碍。 有几种方法可以确定哪种解决方案最适合您的业务。

• 访问我们的生产力产品页面以与实时代表进行比较或聊天以了解更多信息。
• 浏览每个程序的数据表，或通过每个产品的子页面提交信息请求，以征询专家的意见，该专家可以回答有关该软件的任何问题。
• 获得15天的试用期，以将该程序带入您的办公室。 体验Power PDF，OmniPage和PaperPort如何充分改善您的团队合作的方式。

  无论哪种方法最吸引您，我们的团队将在这里为您提供帮助。 当您的团队拥有出色的软件来帮助他们有效地克服挑战时，您的企业就可以像明天一样运作。